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Reuniões são atividades comuns na rotina de empresas de todos os segmentos e, se bem conduzidas, têm um papel importante no alcance de resultados. Porém, a prática costuma ser comumente excessiva, o que acaba por fazer do processo uma atividade improdutiva.

Como a dinâmica do mercado não permite que se perca tempo em ações que não levarão a resultados efetivos, as organizações que insistem em seguir modelos convencionais de encontros estão fadadas a uma gama enorme de prejuízos. E como temos certeza de que você não faz parte de tal grupo, listamos 7 dicas para fazer reuniões corporativas mais produtivas. Leia e aplique na sua empresa as boas práticas citadas!

1. Organize a reunião

O primeiro passo para uma reunião eficiente está na organização. Liste todos os tópicos que deverão ser abordados, reserve um espaço antecipadamente, envie um e-mail para os convocados, separe projetores, telas e demais materiais que possam ser necessários.

Deixe tudo pronto antes do início do encontro para que quando ele começar nada esteja faltando. E não se esqueça de deixar água e café próximos, principalmente se a reunião for um pouco mais longa.

2. Inove na hora do Brainstorming

Brainstorming é uma técnica de discussão que visa a obtenção de ideias criativas e inovadoras. Conhecida também como “tempestade de ideias”, esse tipo de atividade é bastante praticada em reuniões corporativas e, quando desenvolvida de maneira orientada, traz resultados bastante positivos para a organização.

Além de a prática já trazer maior produtividade para os encontros, ela pode ainda ser potencializada quando associada à ideia de um jogo. Funciona da seguinte maneira: grupos são divididos para que a reunião aconteça em etapas. A primeira delas visa o encontro do maior número de ideias, e ganha o time que trouxer mais.

As fases seguintes têm como foco o aprimoramento das ideias levantadas inicialmente, de forma a torná-las mais voltadas à realidade da empresa, já que quando pensadas elas podem ser bastante inovadoras e pouco práticas.

Aplicar o Brainstormig dessa forma estimulará os participantes a apresentar suas opiniões ativamente, o que fará com que o encontro traga frutos muito positivos para a empresa.

3. Use a dinâmica do “chapéu pensante”

No início de uma reunião, distribua chapéus coloridos para os participantes. Cada cor deverá representar uma situação: negativa, positiva, pessimista, otimista, crítica ou analítica.

Para que você entenda melhor: quem estiver com o chapéu branco deverá dizer somente pontos favoráveis à implementação de uma ideia, aquele que estiver com o item vermelho deverá apresentar somente dados sobre o assunto, o participante com o chapéu amarelo ficará com a parte crítica da situação em questão, e assim por diante.

Tal prática poderá ajudar os participantes que têm dificuldades para pensar de uma maneira diferente àquela típica de seu comportamento a abrir seus horizontes. E quando isso acontece, a empresa – e os profissionais – só têm a ganhar!

4. Invista em reuniões corporativas em streaming de vídeo

Um dos grandes empecilhos à produtividade das reuniões nas empresas é o deslocamento. Quando muitos profissionais precisam sair de suas localidades para se encontrar em um determinado ponto, um tempo considerável é gasto, assim como aportes financeiros – referentes a voos, hotéis, carros, horas-extras, entre outros – também são dispendidos.

Uma das melhores soluções para evitar esse tipo de problema está no uso de streaming de vídeo para promover os encontros. A tecnologia baseia-se no uso da internet para o envio de informações em áudio e vídeo para um dispositivo (celular, computador, notebook ou tablet), o que permite que as reuniões sejam feitas em qualquer lugar.

Tal tecnologia permite uma redução considerável de custos, aumenta a produtividade e não requer que downloads sejam feitos para que o conteúdo seja acessado. Por isso, vale investir nas teleconferências para impactar as reuniões positivamente.

5. Fique atento aos participantes e ao tempo

Antes de convidar alguém para participar de uma reunião, reflita se realmente há a necessidade de essa pessoa estar presente. Tente entender qual seria o papel dela na atividade e quais contribuições podem ser oferecidas.

Caso a reflexão mostre que o profissional não agregará muito ao encontro, deixe para conversar com ele em outro momento. Assim, o tempo dele será poupado e usado para atividades mais produtivas.

Tendo definido quem é imprescindível para a reunião, todos devem ir cientes do horário de início e de término. É importante que esse combinado seja respeitado para não prejudicar outras atividades e para fazer com que a reunião tenha foco.

Outra ação importante relacionada ao tempo é a de estabelecer alguns minutos para que cada um se posicione durante o encontro. Assim, todos podem falar sem extrapolar os horários e sem atrapalhar a exposição de ideias de ninguém.

6. Tenha um mediador

Convidar um participante da reunião para ser o mediador do encontro é uma boa opção para fazer com que a atividade seja mais focada naquilo que se espera dela.

A pessoa designada para tal função não precisa ser necessariamente a que fez a convocação. Porém, é importante que quem se dispuser a ser o mediador tenha em mente quais são os objetivos da atividade. Assim, ele saberá como conduzir o processo de forma que todos os tópicos sejam discutidos dentro do tempo estipulado.

7. Registre a reunião

Terminada a reunião, é importante que um dos participantes escreva um documento ou um e-mail com todos os tópicos abordados no encontro e quais os combinados relacionados a eles. Com isso, todos saberão quais são suas responsabilidades e quais decisões foram tomadas para que os assuntos já discutidos não surjam novamente sem que haja necessidade.

Deixar tudo registrado ajuda também a entender a produtividade de cada participante, pois o horário gasto na atividade é contabilizado como uma ação produtiva.

Agora que você conheceu as 7 dicas para fazer reuniões corporativas mais produtivas, ficou fácil perceber que é possível ter ganhos mais precisos nesses momentos com a aplicação de boas práticas. E para que você consiga ter outros benefícios no dia a dia de sua empresa, conheça agora o que são as plataformas de vídeo online e aprenda a escolher a sua!